Telefonreglement

Oppdatert 09.04.2010

REGLEMENT FOR EK-TJENESTER

(Elektronisk kommunikasjon, telefon og bredbånd)

Gjelder fra 01.01.2007

I. TILDELING OG ANSKAFFELSE AV EK-TJENESTER

Dette reglementet gjelder for all anskaffelse av EK-tjenester og forvaltning av regelverket for tildeling og oppgaveplikt/beskatning.
Tilståelse av tjenestetelefon skal være basert på en vurdering av faktiske behov for telefontjenester.
Behovet skal dekkes gjennom mobiltelefonordning. Helt unntaksvis kan rådmannen fatte vedtak om dekning av utgifter til fasttelefon.
Det kan i enkelte tilfeller vurderes tilståelse av bredbånd. Dette gjelder ansatte med hjemmearbeidsplass eller der det er spesielt behov for tilgang utenom arbeidstiden.
Enhetsleder kan fatte vedtak om tildeling/endring /opphør.
Det kan tilstås ett av to ulike typer tjenestetelefon, personlig mobiltelefon (type 1) med kompensasjon fra arbeidsgiver eller ren arbeidstelefon (type 2) som legges igjen på arbeidsplassen. Se pkt. II, 3 og 4.
Ved personlig mobiltelefon med kompensasjon tar arbeidsgiver stilling til kompensasjonsgruppe i henhold til tjenestelig behov, og arbeidstaker betaler fakturaen i sin helhet.
Når det oppstår endring i funksjon/stilling eller stillingens oppgaver og innhold, skal vedtaket vurderes på nytt.
Rådmannens ledergruppe og enhetsledere er pliktige til å ha personlig mobiltelefon etter type 1, da det forventes at disse er tilgjengelige på mobiltelefon utenfor ordinær arbeidstid.
Det er utarbeidet skjema/kontrakt for tilståelse av telefon. Den som har myndighet til å gjøre vedtak om tilståelse av telefon har ansvar for utfylling. Se vedlegg.

II. OPPGAVEPLIKT/SKATTEPLIKT FOR EK-TJENESTER

Fra 2006 ble det nye skatteregler for elektronisk kommunikasjon (for eksempel telefon og bredbånd). Reglene er like om det er arbeidsgiver eller arbeidstaker som står som abonnent. Det er arbeidsgiver som er ansvarlig for å gjennomføre korrekt forskuddstrekk og innberetning. Det vises til Skatteloven §§ 5-11 og 5-12.

Kort oppsummering av de nye skattereglene:

Hovedregelen er beskatning etter sjablonmodellen med et skattefritt bunnbeløp på 1000kr og skattefrihet for bruk ut over 5000kr. Det betyr at 4000kr skal innberettes om skattepliktig ytelse.
Det er fortsatt adgang til å gi skattefri refusjonav dokumenterte utlegg til tjenestebruk etter spesifisert regning. Andel av faste avgifter anses ikke som tjenestelige utlegg i denne forbindelse, og kan ikkerefunderes skattefritt.
Arbeidsgiver kan gi en skjønnsmessig utgiftsdekning for hele eller deler av abonnementet, dette blir behandlet som en trekkpliktig utgiftsgodtgjørelse (ikke sjablonmodellen).
Mobiltelefon som kun brukes i tjenestesammenheng må etterlates på arbeidsplassen for å unngå beskatning etter sjablonmodellen. Likevel vil sporadisk bruksadgang til EK-tjeneste ikke utløse skatteplikt. Vilkårene er at bruken ikke overstiger 14 dager i løpet av en 30-dagers periode og ikke mer enn 30 dager i løpet av inntektsåret.

Nordre Land kommune har valgt ordningene i pkt. 3 og 4.

III. TELEFONTYPER

Type 1: Personlig mobil med kompensasjon fra Nordre Land kommune

Vilkår:

1.Abonnementet skal meldes inn i Nordre Land kommunes telefonordning; Nordre Land kommune står som juridisk ansvarlig.

2.Abonnementet bindes til Nordre Land kommune. Abonnementet må stå hos Nordre Land kommune til bindingstiden utløper. Hvis abonnementet skal utløses før bindingstid utløper, må dette betales av bruker selv

3. Bruker mottar selv regning for abonnementet og bruken av telefonen og skal betale denne i sin helhet.

Bruker mottar kompensasjon for dette i form av trekkpliktig godtgjøring tilsvarende et forhåndsestimert nødvendig bruk av telefonen, hvor det er tatt hensyn til skattetrekk.

Nordre Land kommune tilbyr et apparat til bruk for abonnementet; evt at arbeidsgiver dekker innkjøp av ny mobiltelefon inntil kr 1500. Ønskes andre typer og dyrere telefoner,må dette dekkes av den ansatte selv.

All bruk får Nordre Land kommunes framforhandlede rabatter.

Bruker må selv godta en slik løsning gjennom en forpliktende underskrift/individuell bekreftelse. En slik løsning kan være et krav i enkelte stillinger; se pkt I, 9.

Ved unntak fra denne regelen kan det gis kompensasjon etter gruppe 1; vedkommende må bekrefter å ikke ha ytterligere krav om kompensasjon, være tilgjengelig utenfor ordinær arbeidstid og stille mobilnummer til rådighet for arbeidsgiver. Unntaket kan ikke kombineres med arbeidstelefon type 2, se pkt. V.

Type 2: Arbeidstelefon

Vilkår:

- Telefonen skal/må ligge igjen på arbeidsplassen

- Vakttelefoner kan tas med hjem kun under vakt (inntil 14 d/30 d eller 30 d/år)

- Arbeidstelefonen kan kun brukes i arbeidssammenheng

- Arbeidstaker skal bekrefte skriftlig at arbeidstelefonen legges igjen på arbeidsplassen

IV. KOMPENSASJONSGRUPPER

Arbeidsgiver vurderer kompensasjonens størrelse i henhold til det tjenestelige behov den enkelte arbeidstaker har. Kompensasjonen er inndelt i seks ulike grupper:

Gruppe1	1500
Gruppe 2	2600
Gruppe 3	3700
Gruppe 4	4800
Gruppe 5	6000
Gruppe 6	9000

Kompensasjon - gruppe 1 – gjelder uavhengig av om abonnementet er kommunalt eller privat. Slik kompensasjon kan ikke kombineres med arbeidstelefon (type 2). Det private mobilnummeret må være tilgjengelig for arbeidsgiver.

V. ADMINISTRERING

Enhetsleder melder skriftlig til Faggruppe HR hvilken telefontype og kompensasjonsgruppe den enkelte arbeidstaker skal ha.

Rådmannen kan unntaksvis gjøre vedtak som avviker fra bestemmelsene i reglementet.

Telefonreglementet er endret pr. 09.04.2010

Skjema:
Kontrakt for bruk av mobiltelefon i Nordre Land kommune