1. GENERELL INFORMASJON 

1.1 Folkevalgtes rettigheter og plikter
Med folkevalgt menes "valgt av folket" direkte ved valg, det vil si medlemmer av kommunestyre og formannskap. Uttrykket folkevalgt omfatter også de som er valgt til medlem av kommunalt folkevalgt organ eller som representerer kommunen i eksternt organ etter å ha blitt valgt av kommunestyret eller formannskapet.

Folkevalgtes rettigheter og plikter følger av kommuneloven, forvaltningsloven, folkevalgtes arbeidsvilkår, kommunens etiske retningslinjer og kommunestyrets egne vedtak. De folkevalgte plikter å sette seg inn i dette.

Folkevalgte plikter å delta i nødvendig opplæring for folkevalgte.

1.2 Inhabilitet
Reglene for inhabilitet skal sikre en objektiv og upartisk saksbehandling. Det vises til regler gitt i kapittel ll i forvaltningsloven og kommuneloven § 11-10.

1.3 Korrupsjon
Det er korrupsjon når en folkevalgt eller en offentlig ansatt mottar bestikkelse for å utføre, eller unnlater å utføre en tjenestehandling. Det er straffbart å ta imot gaver eller lignende, dersom hensikten med gaven er å påvirke en eller flere beslutninger. Det skal vises aktsomhet i situasjoner som er egnet til å skape mistro. 

1.4 Informasjon
Møtesekretariatet har ansvar for å innhente nødvendig informasjon fra den folkevalgte. De folkevalgte plikter å gi informasjon der det etterspørres av kommunen, og må selv sørge for å gi meldinger om endringer i løpet av valgperioden.

2. KOMMUNALE MØTER, MØTEPLANER, TIDSPUNKT

2.1 Møteplaner
Det utarbeides årlige planer for møtevirksomheten i kommunestyret, formannskapet og øvrige faste utvalg. Møtene samordnes for å skape flyt i saksgangen og for å sikre at råd og utvalg kan ta del i saksbehandlingen og høres i saker av betydning for deres ansvarsområde. Det kan holdes møter utenom disse tidspunktene, dersom forhold gjør dette nødvendig og det er godkjent av ordfører. Formannskapet vedtar møteplanen.

Møtekalender skal settes opp med opplysninger om tid og sted, det skal tas hensyn til offisielle fri- helgedager og ferier. Juli måned er møtefri.

2.2 Møteplikt/forfall
En av de mest grunnleggende rettigheter og plikter en har som folkevalgt, er retten og plikten til å møte og delta i organets saksbehandling og avgjørelser. Møteplikten er fastslått i kommuneloven § 10-3. Arbeidstaker har etter loven krav på fri fra arbeid i det omfang det er nødvendig.

Dersom den folkevalgte ikke kan møte på grunn av gyldig forfall skal dette meldes til politisk sekretariat. Gyldig forfall foreligger hvis sykdom eller andre hindringer (vektige velferdsgrunner) gjør det umulig eller uforholdsmessig byrdefullt å møte. Varsel om forfall gis så snart man har kunnskap om at man er forhindret til å møte.
Forfall meldes til politisk sekretariat gjennom politikerportalen inntil 48 timer før møtestart. Da det er mindre enn 48 timer til møtestart skal det meldes til politisk sekretariat via telefon. Forfallsgrunn skal oppgis, og ordfører vurderer om forfallet er godkjent. Det er politisk sekretariat som innkaller varamedlem etter reglene i kommuneloven § 11-3. Varamedlemmer som innkalles til møte må også ha gyldig forfall for ikke å kunne møte.

Kommunestyret behandler søknader om langtidspermisjoner.

3. SAKSDOKUMENTER 

3.1 Utsending av saksdokumenter til folkevalgte
Innkalling og saksdokumenter gjøres tilgjengelig elektronisk sju dager før møtedato.
I tillegg publiseres saksdokumentene på kommunens hjemmeside.

Kommunestyret vedtok i 2011 innføring av papirløse møter i saksgangen i politiske møter, jf. egne retningslinjer for bruk av mobilt utstyr.

Dersom enkeltrepresentanter ønsker sakspapirene i papirformat som en fast ordning, ytes det ikke nettbrett eller kompensasjon for bruk av eget nettbrett.

4. GENERELT OM MØTEGODTGJØRELSER/ TAPT ARBEIDSFORTJENESTE/ REFUSJONER

4.1 Utbetaling av møtegodtgjørelse
Utbetaling av fast godtgjøring av formannskapet og leder av hovedutvalg skjer halvårlig, dersom det ikke er inngått annen avtale. Fast godtgjørelse utbetales automatisk. Møtegodtgjørelse må leveres som elektronisk reiseregning i politikerportalen.

Medlemmer av styrer, råd og utvalg m.v. – valgt av kommunestyre eller formannskap tilstås en møtegodtgjøring med kr 400,- pr. møte.

Ledere av råd og utvalg gis et tillegg på kr 100,- pr. møte de leder.
Formannskapets medlemmer i formannskapsmøte er i denne sammenheng å oppfatte som ledere.

To møter samme dag som eksempelvis valgstyret og formannskapet betraktes som ett møte.

Møtegodtgjøring skal dekke forberedelse til møter. De møter som er vedtatt i kommunestyret, eller ekstramøter godkjent av ordfører, utløser rett på møtegodtgjøring.

Det gis godtgjørelse for tapt arbeidsfortjeneste, men ikke møtegodtgjørelse for:

  • reisedager,
  • konferanser,
  • studieturer  

i forbindelse med vervet.

Tvilstilfeller avgjøres av ordfører.

4.2 Omsorgsansvar
Folkevalgte med omsorgsansvar i hjemmet får dekket utgifter til tilsyn i den tiden han/hun er fraværende for å ivareta kommunale verv.  Utgiften må dokumenteres. Maksimumsbeløp er kr. 200,- pr. time inntil maksimalt 8 timer pr. møte.

Omsorg av egne barn dekkes ikke når ansvaret overtas av enten mor, far eller besteforeldre.

4.3 Legitimert, tapt arbeidsfortjeneste
Legitimert tapt arbeidsfortjeneste inkl. feriegodtgjøring refunderes av kommunen for faktisk/nødvendig fravær fra arbeidsplassen til deltakelse i møter som nevnt i 1.1.  Som legitimasjon godkjennes bekreftelse fra arbeidsgiver for trekk i lønn ved fravær. 

Det kan avtales med arbeidsgiver at denne utbetaler ordinær lønn mot refusjon fra kommunen. Dette gjelder ikke i de tilfeller vedkommende har avtalefestet rett til et visst antall dager fri med lønn fra egen arbeidsgiver pr. år for å ivareta offentlig tillitsverv. Tapt arbeidsfortjeneste gis kun ved deltakelse i formelle møter jfr møteplanen eller ekstramøter godkjent av ordfører.

Refusjon av legitimert tapt arbeidsfortjeneste begrenses oppad til kr. 2.400,- pr. dag.

4.4 Selvstendig næringsdrivende 
Selvstendig næringsdrivende skal legge fram likningsattest. Tap pr. time blir utregnet
etter brutto årsinntekt dividert på 1950 timer. Dersom likningsattesten ikke gir gode
nok opplysninger for tapt arbeidsfortjeneste, kan man legge ved utskrift av likningen
eller egenerklæring med utregning av inntektstapet som kan godkjennes av ordfører. Tapt arbeidsfortjeneste gis kun ved deltakelse i formelle møter jfr møteplanen eller ekstramøter godkjent av ordfører

Refusjon av tapt arbeidsfortjeneste begrenses oppad til kr. 2.400,- pr. dag.

4.5 Ulegitimert, tapt arbeidsfortjeneste
Dersom det synliggjøres at det foreligger inntektstap jfr Kommunelovens § 8-3, kan dette dekkes som ulegitimert tapt arbeidsinntekt. Som dokumentasjon kreves det at en fyller ut skjema for dekning av utgifter og økonomisk tap, inkl. begrunnelse for inntektstapet.

Ulegitimert tapt arbeidsinntekt dekkes pr. møtedag ut fra protokollert møtetid.

Maksimal utbetaling av ulegitimert tapt arbeidsinntekt settes til kr. 1600,- pr. dag og kr. 200,- pr. time. Beregningen etter denne bestemmelsen beregnes fram til kl. 16.00 på hverdager.

Tapt arbeidsfortjeneste gis kun ved deltakelse i formelle møter jfr møteplanen eller ekstramøter godkjent av ordfører

4.6 Regler for oversendelse av refusjonskrav
Sekretariatet for utvalgene har ansvar for at protokollene fra møtene inneholder liste over møtedeltakerne og møtets varighet som grunnlag for godtgjørelse.

Følgende legges til grunn ved krav om tapt arbeidsfortjeneste: - Frammøteprotokoll og møtets varighet (antall timer i hht møteprotokoll). Møtedeltakerne har selv ansvar for å levere regning for kjøregodtgjøring, og tapt arbeidsfortjeneste senest tre måneder etter møte.

Det kan søkes om å få dekke hele dagen der arbeidsforholdet tilsier at det ikke er mulig å tiltre jobben uten fast tidspunkt.

Det kan etter avtale legges fram halvårlig refusjonskrav for tapt arbeidsfortjeneste og reisegodtgjøring. 

5. FASTE GODTGJØRINGER

5.1 Ordførerens godtgjøring
Godtgjøringen justeres årlig i tråd med nasjonal lønns- og prisvekst. Justeringen gjøres den 01.01 hvert år. Dette vedtas av kommunestyret.

Godtgjøringen dekker all kommunal virksomhet som ordførervervet medfører, og det tilkommer ingen møtegodtgjørelse utover dette.

5.2 Varaordførerens godtgjøring
Varaordførers godtgjørelse fastsettes til inntil 20 % av ordførerens godtgjørelse. Størrelsen fastsettes i egen avtale med varaordfører, basert på oppgaver, tidsbruk, mulighet for frikjøp fra egen stilling mv. Slik avtale godkjennes av formannskapet.

Godtgjøringen dekker de oppgaver og plikter som følger av vervet, herunder representasjon og oppdrag på vegne av ordfører samt forberedelser til møter. Det tilkommer ingen møtegodtgjørelse utover dette.

5.3 Fast øvrig godtgjøring
Formannskapets medlemmer unntatt ordfører og varaordfører gis en godtgjøring på 5% av ordførers godtgjøring, i tillegg til vanlig møtegodtgjøring.

Leder for hovedutvalg gis en godtgjøring på 5% av ordførers godtgjøring, i tillegg til vanlig møtegodtgjøring.

Kontrollutvalgets leder gis en godtgjøring på 3 % av ordførerens godtgjøring, i tillegg til vanlig møtegodtgjøring.

Fravær av utvalgsledere/formannskapsmedlemmer fra mer enn 1/3 av møtene fører til reduksjon på 25% som tilfaller den som fungerer under fraværet.

5.4 Godtgjøring halvoffentlige/ ad-hoc utvalg
Kommunalt valgte representanter i diverse ikke offentlige eller halvoffentlige utvalg gis godtgjøring etter foranstående regler, dersom organet selv ikke yter møtegodtgjøring/tapt arbeidsfortjeneste.

Politisk valgte representanter i ad-hoc utvalg gis møtegodtgjøring etter foranstående regler.

5.5 Etterlønn
Folkevalgte som har vervet som sin hovedbeskjeftigelse, kan søke om ettergodtgjøring når de fratrer vervet. Kommunestyret skal selv gi forskrift om lengden slik ettergodtgjøring kan ha, men ikke utover alminnelig oppsigelsestid for fast ansatte i kommunen eller fylkeskommunen.

5.6 Telefon
Formannskapsmedlemmene og alle ledere av utvalg under pkt. 5.3 får delvis dekket telefon med kr 300,- i samtaletid pr. år.

5.7 Reisegodtgjørelser
Medlemmer av kommunestyre, formannskap og styrer, råd og utvalg valgt av kommunestyre/formannskap/hovedutvalg eller ved delegert myndighet tilstås reisegodtgjøring mellom bostedsadresse og møtested etter bestemmelsene og satsene i gjeldende reiseregulativ. Krav om kjøregodtgjøring fra annet sted enn bostedsadresse kan innvilges etter særlig søknad. Flere oppfordres til å kjøre sammen når det er hensiktsmessig. 

5.8 Begravelse
I forbindelse med begravelse av folkevalgt som er medlem av kommunestyret formannskap og styrer, råd og utvalg valgt av kommunestyre/formannskap eller Nordre Land viser en oppmerksomhet ved innkjøp av blomster/evt. pengegave til en verdi av kr. 1.500,- pr. 01.01.20.

5.9 Sykerefusjon.
Kommunen skal sørge for at folkevalgte som har vervet som sin hovedbeskjeftigelse, har samme rett til sykepenger som ansatte i kommunen jf § 8.8 i Kommuneloven

5.10 Fortolkning
Myndigheten til å avgjøre legitimasjons- og fortolkningsspørsmål vedgjørende utgiftsdekning etter dette reglementet avgjøres av ordfører.

Vedtatt i Nordre Land kommunestyre den 20.11.2018 sak 111/18
Revidert i Nordre Land kommunestyre den 21.02.2019 sak 22/19
Revidert i Nordre Land kommunestyre den 19.12.2019 sak 143/19